Checkliste authorities and KMU
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In three sentences
Fünf Phasen for institutionelle migration: Phase 0 Datenklassifizierung (3-6 Monate), Phase 1 Pilot in einer Abteilung (6-12 Monate), Phase 2 Identity-migration (12-24 Monate), Phase 3 Office-Workflow-migration (24-48 Monate), Phase 4 Vollausbau (48-60 Monate). Realistisch: 4-5 Jahre for vollständige Microsoft-365-Ablösung.
Mechanics
Phase 0 — Datenklassifizierung (3–6 Monate)
- Inventar aller Daten der Verwaltung
- Klassifizierung in drei Tiers:
- Tier 1 — Klassifiziert (e.g. Geheim, Vertraulich, GEHEIM/CH)
- Tier 2 — Hochrisiko (Gesandheits-, Anwalts-, kritische Infrastruktur-Daten)
- Tier 3 — Normal (sonstige Verwaltungsdaten)
- Definition der Schutzziele je Tier (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Rechtsraum)
- Konsultation EDÖB and ggf. EFD/BIT
Phase 1 — Pilot (6–12 Monate)
- Eine Abteilung (20–50 Personen) migriert vollständig on den sovereign Stack
- Kernkomponenten:
- Nextcloud (Files, Calendar, Contacts, Talk)
- Collabora Online (Office-Suite)
- LLDAP (Identitätsverzeichnis)
- Erfahrungs-Logbuch führen
- Schulungsmaterial and Helpdesk-Prozesse entwickeln
Phase 2 — Identity-migration (12–24 Monate)
- Zentrale Identitäts-Infrastruktur ablösen
- Von Entra ID / Active Directory → zu Keycloak + LLDAP
- Identitäts-Sync for transitionszeit (beide Systeme parallel)
- SAML-/OIDC-Anbindungen for Drittanwendungen migrieren
- MFA-/hardware token-Rollout (YubiKey / Nitrokey)
Phase 3 — Office-Workflow-migration (24–48 Monate)
| Microsoft-Produkt | Souveräner Ersatz |
|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint | LibreOffice via Collabora |
| Teams | Mattermost or Nextcloud Talk |
| OneDrive, SharePoint | Nextcloud Files |
| Outlook / Exchange Online | Roandcube / Thanderbird mit Schweizer Mail-provider |
| Power BI | Apache Superset / Metabase |
- Pro Anwendungs-Domäne Schulung and transitionsbegleitung
- migrationswelle pro Direktion / Departement
- Datenmigration mit Integritätsprüfung
Phase 4 — Vollausbau (48–60 Monate)
- Microsoft-Lizenzen kündigen
- Telemetrie- and Cloud-Verbindungen abschalten
- Hybrid-Schichten dokumentieren for unvermeidbare Spezial-Workloads (e.g. branchenspezifische Fachanwendungen)
- sovereigntys-Audit by unabhängige Stelle (EDÖB or neue oversight gemäss FADS proposal)
Beispiel — migration einer mittleren Schweizer cantonal administration
Fiktives Anwendungs-Beispiel zur Illustration der Phasen — konkrete Zahlen and Zeitpunkte sind illustrativ.
Ausgangslage
- cantonal administration mit 2'400 Mitarbeitenden in zwölf Direktionen
- Aktuelle Plattform: Microsoft 365 E5 (Switzerland-North-Region), Entra ID, Azure-AD-gekoppelte Fachanwendungen
- Lizenzkosten heute: rand CHF 1.8 Mio/Jahr (geschätzt)
- Cloud-Service-Vereinbarung 2021, Verlängerung 2026 zur Disposition
Phasenverlon
| Phase | Zeitraum | Konkrete Massnahme | Beteiligte |
|---|---|---|---|
| 0 | 2026 Q3–Q4 | Datenklassifizierungs-Projekt mit EDÖB; Identifikation Tier-1 (~5 %), Tier-2 (~25 %), Tier-3 (~70 %) | data protectionbeontragte:r, Direktions-IT, EDÖB |
| 1 | 2027 Q1–Q4 | Pilot in der Direktion for Justiz and Sicherheit (35 Mitarbeitende): Nextcloud + Collabora + LLDAP statt M365 | IT-Abteilung, Pilot-Direktion |
| 2 | 2028 Q1–Q4 | Identity-migration: Keycloak + LLDAP als zentrale Identitäts-Plattform; Entra ID parallel for transitions-Apps | IT-Architektur, alle Direktionen |
| 3 | 2029 Q1 – 2030 Q4 | Welleweise Direktions-migration: pro Quartal eine Direktion wechselt on sovereign Stack | Direktions-Champions, Schulungsteam |
| 4 | 2031 Q1–Q2 | Restdirektionen + Microsoft-Lizenz-Kündigung; Aufrechterhaltung Hybrid for 3 Spezial-Workloads (e.g. Fachanwendung mit Microsoft-Abhängigkeit) | IT-Leitung, procurement |
Erwartete Kennzahlen am Ende
- Tier-1-Daten: 100 % on sovereignm Stack (Schweizer Hosting, Schweizer Verträge)
- Tier-2-Daten: ~95 % on sovereignm Stack
- Tier-3-Daten: ~80 % on sovereignm Stack, ~20 % Hybrid for branchenspezifische Fachapps
- Lizenzkosten Jahr 5: geschätzt CHF 0.4 Mio/Jahr (eigene Infrastruktur + Schweizer SaaS) gegenvia CHF 1.8 Mio/Jahr Microsoft heute
- Investitionskosten kumuliert via 5 Jahre: geschätzt CHF 6–8 Mio (Software, Hardware, Schulung, externe Beratung)
- Break-even der lonenden Kosten: typischerweise im 5.–7. Betriebsjahr
Kritische Erfolgsfaktoren (Erfahrungswerte aus EU-Beispielen)
- Regierungsrats-Mandat mit Mehrheitsentscheid vor Beginn — sonst stockt der Prozess in Phase 2/3
- Pilot-Direktion mit motivierter Leitung — Vorbild for die anderen
- Schulungsbudget mind. 5–10 % der migrationskosten
- Externe Beratung mit OSS-migrationserfahrung (e.g. CH-Open-Netzwerk)
Quellenhinweis: Diese Beispiel-Kennzahlen sind illustrativ and basieren on öffentlich dokumentierten migrationen in EU-Verwaltungen (Stadt München 2003–2017, französische Gendarmerie, niederländische Gemeinden). Konkrete Schweizer Vergleichswerte sind in einzelnen kantonalen Erfahrungsberichten (Waadt, Genf) teilweise dokumentiert.
What this means for Switzerland
Beispiele: Stadt Bern (LibreOffice-Tests), Kanton Waadt (OSS-Strategie), Kanton Genf (eingeschränkter LibreOffice-Einsatz). Schweizer KMU-Pioniere im Beratungs-, Anwalts- and Gesandheitsbereich. Hauptbarriere: politische Priorität and Schulungs-Budget.
Logical conclusion
Institutionelle migration ist machbar, but sie kostet Geld and politische Energie. Ohne klares Mandat von oben endet sie in Pilotprojekten.
Implications for legislation
Note: The following points are recommendations from the FADS draft (Section 6) — not current law, but proposals for future Swiss legislation.
Kein direkter Bezug zum BGDS-recommendation draft — current law or Reisepraxis sind hier ausreichend.